Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Bewerbungsmanufaktur
Inhaberin: Kristin Leupold
Spechtweg 19
79798 Jestetten
Deutschland
E-Mail: info@briefhilfe.ch

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung von briefhilfe.ch verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Sie haben.

Die Verarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung des anwendbaren Datenschutzrechts, insbesondere des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) sowie – soweit anwendbar – der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Welche Daten wir konkret verarbeiten

Im Rahmen der Nutzung von briefhilfe.ch können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse
• hochgeladene Dokumente und darin enthaltene Inhalte
• Original-Dateiname, Dateityp und Dateigrösse
• von Ihnen eingegebene Kontextangaben und Freitexte
• automatisch generierte Anfrage-ID (z. B. BH-2026-0001)
• Statusinformationen zur Anfrage und Bearbeitung
• KI-Ergebnisse, Ergebnisdateien und zusammenfassende Auswertungen
• Zugriffstoken für den persönlichen Statuslink
• technische Nutzungsdaten wie Browsertyp, User-Agent und Zugriffszeitpunkt
• IP-bezogene Informationen in gekürzter bzw. gehashter Form zur Missbrauchsvermeidung
• transaktionsbezogene Zahlungsinformationen und Zahlungsstatus
• Versand- und Zustellinformationen für transaktionsbezogene E-Mails

Wir erheben für die Nutzung des Dienstes grundsätzlich keinen Namen und keine Anschrift des Kunden. Für die Bereitstellung des Ergebnisses genügt in der Regel die E-Mail-Adresse.

Bitte beachten Sie, dass in hochgeladenen Dokumenten auch sensible oder besonders schützenswerte Informationen enthalten sein können, wenn Sie uns diese selbst übermitteln.

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung des Online-Dienstes
• Analyse und verständliche Einordnung Ihres Schreibens
• Erstellung von Antwortoptionen und Formulierungshilfen
• Bereitstellung der Ergebnisse als Word-Datei und kopierbarer Text
• technische Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsvermeidung
• Zahlungsabwicklung
• Versand transaktionsbezogener E-Mails, z. B. Eingangs-, Status-, Ergebnis- oder Erinnerungsbenachrichtigungen

5. Einsatz von KI-Technologie / OpenAI

Zur Analyse, Strukturierung und sprachlichen Aufbereitung der von Ihnen übermittelten Inhalte nutzen wir die OpenAI API.

Dabei können insbesondere Inhalte Ihrer hochgeladenen Dokumente, ergänzende Texteingaben sowie technisch erzeugte Ausgaben an OpenAI übermittelt und verarbeitet werden, soweit dies für die angeforderte Auswertung erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zweckgebunden, um die gewünschte Erklärung und passende Antwortoptionen für Ihren konkreten Fall zu erstellen.

Im Rahmen der Nutzung der OpenAI API kann eine Datenübermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, technisch nicht ausgeschlossen sein, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist.

6. Hosting und technische Bereitstellung

Diese Website wird bei STRATO gehostet.

Im Rahmen des Hostings können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere Server-Logdaten, Zugriffszeiten und sicherheitsrelevante Informationen, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit der Website notwendig ist.

7. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über externe Zahlungsdienstleister.

Je nach Auswahl des Nutzers kommen insbesondere folgende Anbieter zum Einsatz:

• Stripe für Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay, TWINT und gegebenenfalls weitere durch Stripe bereitgestellte Zahlungsmethoden
• PayPal

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden die jeweils erforderlichen Daten direkt an den gewählten Zahlungsanbieter übermittelt.

Wir erhalten dabei nicht sämtliche vollständigen Zahlungsdaten wie etwa vollständige Kreditkartennummern, sondern in der Regel nur transaktionsbezogene Informationen, die für Zuordnung, Zahlungsstatus, Sicherheit und Buchhaltung erforderlich sind.

8. Speicherdauer

Die im Rahmen Ihrer Anfrage eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung des gebuchten Dienstes erforderlich ist.

• hochgeladene Dokumente, Anfrage- und Ergebnisdaten: grundsätzlich bis zu 7 Tage
• Statuslinks und Zugriffstoken: zeitlich begrenzt gültig
• transaktions- und abrechnungsrelevante Daten: im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• technische Server- und Sicherheitslogs: nur soweit betrieblich erforderlich

Kurz vor Ablauf des Zugangs kann automatisiert eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden, damit bereits erstellte Ergebnisse noch rechtzeitig aufgerufen werden können.

Nach Ablauf der vorgesehenen Nutzungsdauer erfolgt die Löschung bzw. Entfernung der nicht mehr erforderlichen Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten zur weiteren Aufbewahrung bestehen.

9. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die technische oder wirtschaftliche Durchführung unseres Angebots erforderlich ist.

Dies betrifft insbesondere:

• Hosting-Anbieter
• OpenAI als KI-Dienstleister für die API-Verarbeitung
• Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal
• technische Dienstleister, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder Zustellung erforderlich ist

Eine darüber hinausgehende Weitergabe zu eigenen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht.

10. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Manipulation zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS / SSL
• zugriffsgeschützte Statuslinks mit Token
• reduzierte Speicherung einzelner technischer Daten, z. B. als Hash-Wert
• beschränkter Zugriff auf Anfrage- und Ergebnisdaten
• zeitlich begrenzte Zugriffsmöglichkeiten auf Ergebnisse

11. Ihre Rechte

Sie haben – im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung, soweit rechtlich vorgesehen
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen, soweit anwendbar

Entsprechende Anfragen richten Sie bitte an: info@briefhilfe.ch

12. Keine Rechtsberatung

briefhilfe.ch bietet eine verständliche Einordnung von Schreiben und Formulierungshilfen, jedoch keine Rechtsberatung.

Die Inhalte dienen ausschliesslich der Orientierung und sprachlichen Unterstützung.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.

Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte Fassung.