Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Bewerbungsmanufaktur
Inhaberin: Kristin Leupold
Spechtweg 19
79798 Jestetten
Deutschland
E-Mail: info@briefhilfe.ch

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung von briefhilfe.ch verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Sie haben.

Die Verarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung des anwendbaren Datenschutzrechts, insbesondere des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) sowie – soweit anwendbar – der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Welche Daten wir konkret verarbeiten

Im Rahmen der Nutzung von briefhilfe.ch können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse
• hochgeladene Dokumente und darin enthaltene Inhalte
• Original-Dateiname, Dateityp und Dateigrösse
• von Ihnen eingegebene Kontextangaben und Freitexte
• automatisch generierte Anfrage-ID (z. B. BH-2026-0001)
• Statusinformationen zur Anfrage und Bearbeitung
• KI-Ergebnisse, Ergebnisdateien und zusammenfassende Auswertungen
• Zugriffstoken für den persönlichen Statuslink
• technische Nutzungsdaten wie Browsertyp, User-Agent und Zugriffszeitpunkt
• IP-bezogene Informationen in gekürzter bzw. gehashter Form zur Missbrauchsvermeidung
• transaktionsbezogene Zahlungsinformationen und Zahlungsstatus
• Versand- und Zustellinformationen für transaktionsbezogene E-Mails

Wir erheben für die Nutzung des Dienstes grundsätzlich keinen Namen und keine Anschrift des Kunden. Für die Bereitstellung des Ergebnisses genügt in der Regel die E-Mail-Adresse.

Bitte beachten Sie, dass in hochgeladenen Dokumenten auch sensible oder besonders schützenswerte Informationen enthalten sein können, wenn Sie uns diese selbst übermitteln.

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung des Online-Dienstes
• Analyse und verständliche Einordnung Ihres Schreibens
• Erstellung von Antwortoptionen und Formulierungshilfen
• Bereitstellung der Ergebnisse als Word-Datei und kopierbarer Text
• technische Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsvermeidung
• Zahlungsabwicklung
• Versand transaktionsbezogener E-Mails, z. B. Eingangs-, Status-, Ergebnis- oder Erinnerungsbenachrichtigungen

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Erbringung der gebuchten Leistung (Dokumentenanalyse, Ergebnisbereitstellung, Versand des Zugangslinks)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: technische Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Serverprotokollierung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: soweit Sie beim Upload ausdrücklich zustimmen, dass hochgeladene Inhalte zur KI-Verarbeitung weitergeleitet werden dürfen

6. Einsatz von KI-Technologie / OpenAI

Zur Analyse, Strukturierung und sprachlichen Aufbereitung der von Ihnen übermittelten Inhalte nutzen wir die OpenAI API.

Dabei können insbesondere Inhalte Ihrer hochgeladenen Dokumente, ergänzende Texteingaben sowie technisch erzeugte Ausgaben an OpenAI übermittelt und verarbeitet werden, soweit dies für die angeforderte Auswertung erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zweckgebunden, um die gewünschte Erklärung und passende Antwortoptionen für Ihren konkreten Fall zu erstellen.

Im Rahmen der Nutzung der OpenAI API kann eine Datenübermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, erfolgen. OpenAI LLC hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Basis der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC) gemäss Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie gegebenenfalls eines Data Processing Agreements (DPA) mit OpenAI.

Nach den Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Inhalte bis zu 30 Tage gespeichert, um den Dienst bereitzustellen und Missbrauch zu erkennen, und danach gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Hosting und technische Bereitstellung

Diese Website wird bei STRATO gehostet.

Im Rahmen des Hostings können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere Server-Logdaten, Zugriffszeiten und sicherheitsrelevante Informationen, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit der Website notwendig ist.

8. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung läuft vollständig über Stripe. Ein Kundenkonto oder eine Registrierung ist dafür nicht nötig.

Als Zahlungsmethoden stehen zur Verfügung:

• Kredit- und Debitkarte, einschliesslich Apple Pay und Google Pay
• TWINT
• PayPal

Anbieterin der Zahlungsabwicklung ist Stripe Payments Europe, Limited mit Sitz in Irland; im Konzernverbund kann eine Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA erfolgen. Wählen Sie PayPal als Zahlungsmethode, werden die dafür erforderlichen Angaben von Stripe an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. mit Sitz in Luxemburg weitergegeben.

Die Zahlungsdaten geben Sie direkt bei der jeweiligen Anbieterin ein. Wir erhalten keine vollständigen Kartennummern, sondern nur transaktionsbezogene Angaben, die für Zuordnung, Zahlungsstatus, Sicherheit und Buchhaltung erforderlich sind.

9. Reichweitenmessung und Cookies

Für die Auswertung der Nutzung setzen wir keine Dienste Dritter ein. Es kommen weder Google Analytics noch vergleichbare Werkzeuge zum Einsatz, und es werden keine Tracking-Cookies gesetzt.

Stattdessen läuft eine eigene Reichweitenmessung auf unserem eigenen Server. Erfasst werden dabei:

• Zeitpunkt des Aufrufs, aufgerufene Seite und verweisende Seite
• Kampagnenparameter aus der Adresszeile (utm_source, utm_medium, utm_campaign), sofern vorhanden
• Ereignisse wie Scrolltiefe, Verweildauer, Klick auf eine Schaltfläche sowie Beginn und Abbruchstelle eines Formulars
• eine zufällige Sitzungskennung, die nur für die Dauer des geöffneten Browser-Tabs gilt
• die Browserkennung (User-Agent)
• ein aus der gekürzten IP-Adresse abgeleiteter Prüfwert

Die IP-Adresse wird vor der Speicherung um den letzten Block gekürzt und anschliessend mit einem täglich wechselnden Zusatz in einen Prüfwert umgerechnet. Gespeichert wird ausschliesslich dieser Prüfwert; die vollständige IP-Adresse wird nicht abgelegt. Zugriffe automatisierter Programme werden vor der Speicherung ausgesondert.

Anstelle von Cookies verwendet die Messung zwei Einträge im Session Storage Ihres Browsers (vs_sid und vs_entry). Diese Einträge werden gelöscht, sobald Sie den Tab schliessen, und sind für andere Websites nicht lesbar.

Die Messdaten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht zu Werbezwecken genutzt. Sie dienen ausschliesslich dazu, die eigenen Seiten verständlicher und benutzbarer zu machen, und werden für die Websites der Anbieterin gemeinsam ausgewertet. Rechtsgrundlage ist, soweit die DSGVO anwendbar ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung des Angebots.

Im passwortgeschützten internen Bereich wird zusätzlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es betrifft ausschliesslich die Anmeldung der Betreiberin und nicht die Nutzung der öffentlichen Seiten.

10. Speicherdauer

Die im Rahmen Ihrer Anfrage eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung des gebuchten Dienstes erforderlich ist.

• hochgeladene Dokumente, Anfrage- und Ergebnisdaten: grundsätzlich bis zu 7 Tage
• Statuslinks und Zugriffstoken: zeitlich begrenzt gültig
• transaktions- und abrechnungsrelevante Daten: im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• technische Server- und Sicherheitslogs: nur soweit betrieblich erforderlich

Kurz vor Ablauf des Zugangs kann eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden, damit bereits erstellte Ergebnisse noch rechtzeitig aufgerufen werden können.

Nach Ablauf der vorgesehenen Nutzungsdauer erfolgt die Löschung bzw. Entfernung der nicht mehr erforderlichen Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten zur weiteren Aufbewahrung bestehen.

11. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die technische oder wirtschaftliche Durchführung unseres Angebots erforderlich ist.

Dies betrifft insbesondere:

• Hosting-Anbieter
• OpenAI als KI-Dienstleister für die API-Verarbeitung
• Stripe als Zahlungsdienstleister sowie, bei Wahl dieser Zahlungsmethode, PayPal
• technische Dienstleister, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder Zustellung erforderlich ist

Eine darüber hinausgehende Weitergabe zu eigenen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht.

12. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Manipulation zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS / SSL
• zugriffsgeschützte Statuslinks mit Token
• reduzierte Speicherung einzelner technischer Daten, z. B. als Hash-Wert
• beschränkter Zugriff auf Anfrage- und Ergebnisdaten
• zeitlich begrenzte Zugriffsmöglichkeiten auf Ergebnisse

13. Ihre Rechte

Sie haben – im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Entsprechende Anfragen richten Sie bitte an: info@briefhilfe.ch

Sie haben ausserdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständige Behörde für den Sitz des Anbieters (Deutschland / Baden-Württemberg) ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de). Für Nutzende mit Wohnsitz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) (www.edoeb.admin.ch) zuständig.

14. Keine Rechtsberatung

briefhilfe.ch bietet eine verständliche Einordnung von Schreiben und Formulierungshilfen, jedoch keine Rechtsberatung.

Die Inhalte dienen ausschliesslich der Orientierung und sprachlichen Unterstützung.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.

Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte Fassung.